PDF to PDF/A

Tiêu chuẩn quốc tế bắt buộc cho hồ sơ lưu trữ điện tử dài hạn

Bạn có biết rằng một file PDF thông thường mở hôm nay rất đẹp, nhưng 10 năm hoặc 20 năm sau mở lại trên một hệ điều hành mới có thể bị lỗi phông chữ hoàn toàn? Đó là vì các file PDF thông thường chỉ liên kết (link) đến các phông chữ cài trong máy tính của bạn chứ không lưu giữ phông chữ đó mãi mãi. Nếu máy tính của tương lai không có phông chữ đó, văn bản sẽ bị biến dạng không thể đọc được.

Chính vì lý do đó, tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) đã ban hành định dạng PDF/A (PDF for Archiving) - tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc của các cơ quan nhà nước, hệ thống thuế điện tử, ngân hàng, bệnh viện và các tổ chức kiểm toán quốc tế cho mọi tài liệu cần lưu trữ dài hạn.

Những đặc tính kỹ thuật vượt trội của chuẩn PDF/A

• Nhúng cứng phông chữ vĩnh viễn (100% Embedded Fonts): Tất cả các bộ ký tự được dùng trong văn bản đều được nén và nhúng trực tiếp vào trong file. Dù mở trên máy tính Windows, Mac, Linux hay hệ điều hành của 50 năm sau, tài liệu vẫn hiển thị chuẩn xác từng milimet.
• Độc lập hoàn toàn với thiết bị (Device-independent Color): Không gian màu sắc được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn CIE, đảm bảo các chi tiết con dấu và chữ ký có màu sắc trung thực tuyệt đối khi in lại sau này.
• Loại bỏ các mã động nguy hiểm: Tự động vô hiệu hóa các đoạn mã Javascript, âm thanh, video hoặc liên kết ngoài ẩn chứa nguy cơ bảo mật, biến file thành một bản ghi lịch sử bất biến và an toàn tuyệt đối.
• Tuân thủ đầy đủ chuẩn ISO 19005: Đảm bảo tệp vượt qua mọi cổng kiểm tra tính hợp lệ (Compliance Validator) của các cơ quan hành chính và cổng đấu thầu quốc gia.

Bảng phân loại các cấp độ chuẩn PDF/A

Hướng dẫn chuyển đổi sang chuẩn PDF/A

1. Bước 1: Tải tệp PDF của bạn lên iTools PDF to PDF/A.
2. Bước 2: Chọn phiên bản chuẩn lưu trữ theo yêu cầu (Khuyên dùng mặc định: PDF/A-1b hoặc PDF/A-2b).
3. Bước 3: Bấm nút "Chuyển sang PDF/A ngay" và tải về tài liệu đạt chuẩn lưu trữ điện tử quốc tế hợp lệ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Làm sao tôi biết file sau khi chuyển đã đạt chuẩn PDF/A thật hay chưa?

Khi mở file PDF/A bằng phần mềm Adobe Acrobat Reader, phía trên đầu tài liệu sẽ tự động xuất hiện thanh thông báo màu xanh dương: "This file claims compliance with the PDF/A standard and has been opened read-only to prevent modification."

2. File PDF/A có thể chỉnh sửa lại được không?

Mục đích của PDF/A là lưu trữ cố định không thể sửa đổi. Nếu muốn chỉnh sửa, bạn cần sử dụng công cụ "PDF Studio" của iTools để mở khóa và biên tập lại.